Librarian Monk Librarian Slogan

Librarian es un registro de documentos de proyecto, pero con la Versión 2.0 se ha convertido en un Sistema de Gestión de Documentos (DMS) para documentos del proyecto. Es una aplicación que ayuda al administrador del proyecto a administrar los documentos de un proyecto para que puedan ubicarse fácilmente cuando sea necesario.

Si está almacenando sus documentos en un servidor de archivos, necesita saber dónde los ha colocado; Puede dar instrucciones a su equipo en cuanto a la colocación de diferentes tipos de documentos, pero luego depende de ellos para seguirlos. Por experiencia sabemos que desafortunadamente eso no es el caso y luego tienes el problema del control de versiones. Si está utilizando Microsoft SharePoint, ha resuelto el problema del control de versiones, pero todavía tienes el problema de las ubicaciones de documentos. SharePoint es un sistema de gestión de archivos, no un sistema de gestión de documentos. Como por lo tanto, SharePoint es en su forma más simple un servidor de archivos con control de versiones. Si sabe cómo hacerlo, puede ver los contenidos de SharePoint a través de Windows Explorer como cualquier otro servidor de archivos; solo se nota la diferencia porque el control de versiones está en su lugar.

¿Alguna vez ha tenido la necesidad de encontrar un documento en un proyecto y la persona que lo produjo ya no está en la organización? Tenemos y puede ser una pesadilla. Lo que se necesita es un Sistema de Gestión de Documentos o DMS, para los documentos del proyecto. Aquí es donde entra el Librarian. Como ya se ha dicho, Librarian es DMS para documentos de proyectos. Se ha diseñado específicamente para el proyecto y no incluye las funciones que se encuentran en otros DMS. Sistemas que son innecesarios para proyectos. Si bien es posible que no coincida con los otros sistemas DMS para la funcionalidad de rango, no está pagando por la funcionalidad que no utilizarás dentro de los proyectos. Y no pueden igualar a Librarian por precio; para el costo de una licencia de usuario único para la mayoría de los sistemas DMS en el mercado, puede comprar una licencia de Librarian para 10 o más usuarios.

¿Tan qué hace Librarian?

Main Screen

Librarian mantiene un registro de documentos de proyectos, identificándolos, clasificándolos y almacenándolos en su base de datos. Mantiene el control de versiones y proporciona varias opciones de búsqueda.

Librarian permite la definición de la estructura del repositorio del archivo de proyecto de copia impresa.

Librarian permite la definición del tipo de documento y la vinculación a su ubicación apropiada en el archivo de proyecto en papel.

Register Screen

Risk Screen

Librarian Permite varios proyectos en el registro con su propio repositorio en servidor de archivos/SharePoint. Librarian define el equipo de proyecto que puede poseer, generar y recibir documentos y correspondencias.

Librarian genera identidades de documentos y rastrea los detalles de documentos.

NuevoLibrarian ahora proporciona una función incorporada de Gestión de Documentos donde estos documentos se pueden almacenar dentro de la base de datos y proporciona control de versiones. Los documentos se pueden retirar y registrar, y mientras no se haya verificado, nadie más puede hacerlo la persona que lo realizó una versión actualizada, así como, detalles de distribución de documentos.

Si una copia impresa se almacena dentro de un archivo de proyecto, Librarian también puede registrar esta ubicación. Si el documento pertenece a la correspondencia, los detalles de quién lo envió y quién lo recibió también se pueden registrar. Adicionalmente, se pueden agregar palabras clave de búsqueda.

Register Screen

Filing Slip Screen

Librarian genera notas de archivo (Filing Slip) que debe atribuirse a las versiones impresas de los documentos almacenados en los sistemas de archivo.

Librarian está disponible en 5, 10 y 50 licencias de usuario; pero estamos felices de negociar cualquier otro arreglo. Sólo ponte en contacto con nosotros.