Castellan Systems

Librarian es un registro de documentos de proyecto, pero con la Version 2.0 se ha convertido en un Sistema de Gestion de Documentos (DMS) para documentos del proyecto. Es una aplicacion que ayuda al administrador del proyecto a administrar los documentos de un proyecto para que puedan ubicarse facilmente cuando sea necesario.

Si esta almacenando sus documentos en un servidor de archivos, necesita saber donde los ha colocado; Puede dar instrucciones a su equipo en cuanto a la colocacion de diferentes tipos de documentos, pero luego depende de ellos para seguirlos. Por experiencia sabemos que desafortunadamente eso no es el caso y luego tienes el problema del control de versiones. Si esta utilizando Microsoft SharePoint, ha resuelto el problema del control de versiones, pero todavia tienes el problema de las ubicaciones de documentos. SharePoint es un sistema de gestion de archivos, no un sistema de gestion de documentos. Como por lo tanto, SharePoint es en su forma mas simple un servidor de archivos con control de versiones. Si sabe como hacerlo, puede ver los contenidos de SharePoint a traves de Windows Explorer como cualquier otro servidor de archivos; solo se nota la diferencia porque el control de versiones esta en su lugar.

¿Alguna vez ha tenido la necesidad de encontrar un documento en un proyecto y la persona que lo produjo ya no esta en la organizacion? Tenemos y puede ser una pesadilla. Lo que se necesita es un Sistema de Gestion de Documentos o DMS, para los documentos del proyecto. Aqui es donde entra el Librarian. Como ya se ha dicho, Librarian es DMS para documentos de proyectos. Se ha diseñado especificamente para el proyecto y no incluye las funciones que se encuentran en otros DMS. Sistemas que son innecesarios para proyectos. Si bien es posible que no coincida con los otros sistemas DMS para la funcionalidad de rango, no esta pagando por la funcionalidad que no utilizaras dentro de los proyectos. Y no pueden igualar a Librarian por precio; para el costo de una licencia de usuario único para la mayoria de los sistemas DMS en el mercado, puede comprar una licencia de Librarian para 10 o mas usuarios.

¿Tan que hace Librarian?

Librarian mantiene un registro de documentos de proyectos, identificandolos, clasificandolos y almacenandolos en su base de datos. Mantiene el control de versiones y proporciona varias opciones de búsqueda.

Librarian permite la definicion de la estructura del repositorio del archivo de proyecto de copia impresa.

Librarian permite la definicion del tipo de documento y la vinculacion a su ubicacion apropiada en el archivo de proyecto en papel.

Librarian Permite varios proyectos en el registro con su propio repositorio en servidor de archivos/SharePoint. Librarian define el equipo de proyecto que puede poseer, generar y recibir documentos y correspondencias.

Librarian genera identidades de documentos y rastrea los detalles de documentos.

Librarian ahora proporciona una funcion incorporada de Gestion de Documentos donde estos documentos se pueden almacenar dentro de la base de datos y proporciona control de versiones. Los documentos se pueden retirar y registrar, y mientras no se haya verificado, nadie mas puede hacerlo la persona que lo realizo una version actualizada, asi como, detalles de distribucion de documentos.

Si una copia impresa se almacena dentro de un archivo de proyecto, Librarian tambien puede registrar esta ubicacion. Si el documento pertenece a la correspondencia, los detalles de quien lo envio y quien lo recibio tambien se pueden registrar. Adicionalmente, se pueden agregar palabras clave de búsqueda.

Librarian genera notas de archivo (Filing Slip) que debe atribuirse a las versiones impresas de los documentos almacenados en los sistemas de archivo.

Librarian esta disponible en 5, 10 y 50 licencias de usuario; pero estamos felices de negociar cualquier otro arreglo. Solo ponte en contacto con nosotros.