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Un "Toastmaster" es un trabajador que generalmente se encarga de organizar el evento, establecer el orden de los oradores, presentar a uno o más de ellos y asegurar que el evento se lleve a cabo según lo previsto. Estas reuniones suelen incluir eventos cívicos, reuniones de organizaciones de servicio y banquetes con diversos fines.

Toastmaster es un sistema de gestión de eventos (EMS) que ayuda a un planificador y/o lugar de eventos con la planificación y coordinación de un evento para sus clientes. Esto incluye la planificación, el lugar, el catering, las compras, el arrendamiento, los proveedores, el personal y la gestión de la ejecución.

Entonces, ¿que hace Toastmaster?

Toastmaster gestiona los registros de sus clientes, incluyendo las órdenes de trabajo ejecutadas en su nombre. Ofrece un conjunto completo de funciones de contabilidad. Gestiona sus oportunidades. Ofrece funciones de gestión de presupuestos y órdenes de trabajo, incluyendo compras, ejecución y facturación. Ofrece funciones de gestión de stock e inventario, incluyendo la disposición y venta de inventario. Gestiona sus tareas laborales. Registra sus gastos de nómina. Gestiona el uso y los gastos de los vehículos. Gestiona los registros de detalles de los empleados de la empresa. Ofrece soporte completo para la gestión de activos e imprime etiquetas de activos con código de barras. Proporciona soporte para la gestión de gastos de personal. Permite el registro de hojas de horas que luego se pueden enviar al gerente del empleado para su revisión y aprobación. Permite a los gerentes revisar y aprobar/rechazar hojas de horas o entradas individuales. Permite a los empleados enviar solicitudes de licencia, que luego se envían a su gerente para su revisión y aprobación.

Toastmaster mantiene unidades de medida (UOM), tipos de licencia y días festivos que utiliza el resto de la aplicación.

Toastmaster gestiona la información de sus empleados, incluyendo sus datos personales, su gerente, su pariente más cercano, una foto, su dirección de correo electrónico y su ID de usuario de red, así como información laboral y salarial. Almacena cualquier documento, como currículums, como archivos adjuntos.

Puede registrar los diferentes puestos que el empleado ha ocupado en la empresa; cualquier bonificación de nómina o cualquier deducción aplicable al empleado; los detalles bancarios a utilizar para la nómina del empleado; los detalles de las cuentas de jubilación, si corresponde, a utilizar para la nómina del empleado; y notas generales.

Puede guardar una foto del empleado y generar una identificación única. También puede tomar una foto directamente desde la aplicación.

El código de barras generado utilizó el tipo de código de barras Code 39, común en diversas etiquetas, como identificaciones, inventarios y aplicaciones industriales. La simbología del conjunto de caracteres Code 39 consta de símbolos de código de barras que representan números del 0 al 9, letras mayúsculas de la A a la Z, el espacio y los siguientes símbolos: – , $ / + %. También se pueden usar minúsculas.

La fotografía y el código de barras aparecerán en la tarjeta de identificación del empleado cuando se presente.

Puede generar una libreta de direcciones y una lista telefónica de empleados.

Toastmaster gestiona los datos de sus clientes, incluyendo sus datos personales, foto, correo electrónico y dirección postal. Almacena cualquier documento.

Toastmaster registra y mantiene la lista de órdenes de trabajo que el cliente ha aprobado.

Toastmaster proporciona un informe contable/financiero para respaldar la administracion financiera de la organizacion. La mayoria de estos informes se pueden ver en una pantalla de consulta, generada como PDF o impresa.

Estos informes incluyen:

• Balance general.
• Libro mayor.
• Declaracion de ingresos.
• Estado de flujo de caja.
• Facturas vencidas.
• Pagos vencidos.

Obviamente, estos informes se generan utilizando los datos de gastos e ingresos registrados en toda la aplicacion, que se registran mediante clases y categorias para respaldar la informacion financiera.

Toastmaster respalda su proceso de flujo de ventas mediante el seguimiento de las oportunidades que se pueden aprovechar.

Estas oportunidades de venta pueden entonces iniciar una cotización o se pueden registrar/producir cotizaciones completamente nuevas. Luego, una cotización puede iniciar una orden de trabajo a partir de la cual se puede generar una factura una vez que se haya completado el trabajo.

Toastmaster mantiene una lista de lugares y salas aprobados, incluyendo cualquier espacio interno. Se mantiene un registro de la capacidad, la distribución, las dimensiones y el costo del alquiler de cada sala.

Toastmaster también mantiene una lista de muebles, por ejemplo, mesas y sillas, que están disponibles, ya sea internamente o mediante alquiler externo, para preparar la sala seleccionada para satisfacer los requisitos de los eventos.

Toastmaster también para el almacenamiento de documentos relevantes relacionados con la cotización; estos documentos podrían haber sido proporcionados por el cliente, describiendo sus requisitos, o las fuentes de su equipo durante la preparación de la cotización.

Ahora puede tomar fotografías y guardarlas como archivos adjuntos directamente desde la aplicación.

Una vez producido, el presupuesto se puede imprimir o enviar por correo electrónico directamente al cliente. Una vez que el cliente aprueba la cotización, se inicia una orden de trabajo para que se pueda obtener la aprobación final del alcance, el presupuesto y el cronograma..

Una vez aprobado el presupuesto, Toastmaster genera órdenes de trabajo para obtener la aprobación final del alcance, el presupuesto y el cronograma. Estas órdenes pueden incluir el lugar, la mano de obra, los materiales a proporcionar, los materiales a comprar, los materiales a alquilar y el menú.

Puede diseñar un menú basado en la selección de opciones disponibles, generar una lista de las materias primas necesarias para la compra y el suministro, seleccionar el equipo necesario (incluyendo alquiler interno y externo) y seleccionar y reservar vehículos. Puede diseñar la configuración o distribución de las salas para el evento.

Puede registrar decisiones, problemas, defectos y notas relacionadas con los eventos y sus tareas.

Toastmaster también puede almacenar documentos relevantes relacionados con la orden de trabajo; estos documentos podrían haber sido proporcionados por el cliente, describiendo sus requisitos, o haber sido obtenidos por su equipo durante la preparación de la orden de trabajo y/o la orden de trabajo.

Puede tomar fotografías o escanear documentos y guardarlos como archivos adjuntos directamente desde la aplicación.

Una vez producida, la orden de trabajo puede imprimirse o enviarse por correo electrónico directamente al cliente. Una vez aprobada, el trabajo puede comenzar.

Toastmaster ayuda a generar una lista de tareas laborales para preparar y llevar a cabo el evento, según los requisitos contratados, e identifica los requisitos de personal; estos pueden luego cumplirse utilizando personal interno o contratando a proveedores externos.

Toastmaster puede generar dos cronogramas diferentes para cada orden de trabajo: cronogramas basados ​​en las tareas y la mano de obra estimadas, un cronograma de "preparación" y un cronograma del "evento".

El cronograma de "preparación" incluye todas las tareas necesarias para prepararse para el evento. Esto se realiza mediante una herramienta de programación integrada para crear diagramas de Gantt y, por lo tanto, el cronograma. Esta herramienta puede:

• Cree un cronograma de orden de trabajo utilizando las tareas y las asignaciones de miembros del equipo estimadas;
• Actualizar un cronograma de órdenes de trabajo;
• Actualice las tareas planificadas y las fechas de inicio y finalización de las órdenes de trabajo, así como la duración de las tareas;
• Evalúa el cronograma contra el trabajo ya aprobado y en progreso para no comprometer demasiado los recursos;
• Muestra el porcentaje de recursos planificados y completados; y
• Determina y destaca la ruta crítica.

Estos cronogramas son fijos y deben ser aprobados por el cliente. El cronograma y un cronograma simplificado se pueden imprimir.

El cronograma del "evento" incluye todas las tareas realizadas en el evento. "Toastmaster" lo hace mediante una herramienta de programación integrada para crear diagramas de Gantt y, por lo tanto, el cronograma. Esta herramienta puede:

• Cree un cronograma de orden de trabajo utilizando las tareas y las asignaciones de miembros del equipo estimadas;
• Actualizar un cronograma de órdenes de trabajo;
• Actualice las tareas planificadas y las fechas de inicio y finalización de las órdenes de trabajo, así como la duración de las tareas;
• Evalúa el cronograma contra el trabajo ya aprobado y en progreso para no comprometer demasiado los recursos;
• Muestra el porcentaje de recursos planificados y completados; y
• Determina y destaca la ruta crítica.

Estos cronogramas son fijos y deben ser aprobados por el cliente. El cronograma y un cronograma simplificado se pueden imprimir.

Toastmaster puede definir recetas para la preparación de las comidas o productos disponibles. Puede registrar los ingredientes y la cantidad necesaria. También puede registrar el personal necesario para preparar la comida y el tiempo empleado; esto facilita la planificación de la capacidad.

Permite definir la duración de la preparación/producción, es decir, el tiempo que el personal necesita para producir la receta. Permite registrar el personal que participa en la producción y el porcentaje del tiempo que se les debe asignar.

Puede tomar una fotografía de la comida preparada directamente desde la aplicación.

Toastmaster respalda el proceso de compra de materiales y almacenamiento para respaldar los servicios que brinda. Puede mantener almacenes de artículos disponibles y gestionar el reabastecimiento.

Mantiene una lista de proveedores y los artículos que suministran. Puede emitir órdenes de compra y mantiene un inventario de estas.

A medida que los artículos se venden o se usan en el proceso de ejecución, actualiza el inventario para que se conozca el stock disponible actual de cualquier artículo.

Puede consultar en cualquier momento las transacciones de compra y las transacciones de inventario.

Toastmaster puede imprimir un informe de los artículos que requieren un nuevo pedido para mantener los niveles de existencias preferidos. Puede producir muchos informes que ayudan a analizar el inventario. También puede imprimir un Directorio de proveedores con una lista de todos los proveedores y los artículos que proporcionan; esto se puede usar como una referencia fácil al pedir nuevas existencias.

Una vez aprobada una orden de trabajo, Toastmaster facilita la definición de cada tarea estimada. Es necesario identificar al personal asignado a la tarea y estimar su parte del total de horas. Puede ser personal interno o contratar personal adicional. Una vez identificadas todas las necesidades de contratación, se pueden generar las órdenes de contratación y enviarlas a la empresa contratante correspondiente. Una vez que estas empresas hayan asignado al personal, se pueden registrar sus nombres. Esta información se utilizará para generar el cronograma. Además, se puede almacenar cualquier documento relevante para la tarea.

Puede tomar fotografías y guardarlas como archivos adjuntos directamente desde la aplicación.

A medida que avanza el trabajo, Toastmaster puede registrar las decisiones tomadas en relación con cada tarea, las acciones identificadas para cada tarea, los problemas identificados para cada tarea y cualquier defecto identificado en el trabajo para cada tarea.

Toastmaster facilita el proceso de supervisión del progreso de las órdenes de trabajo. A medida que los empleados registran su tiempo, estas horas reales se contabilizan en la tarea correspondiente. Las horas restantes se calculan, pero pueden modificarse manualmente. Se calcula el porcentaje de finalización y, al completar una tarea, también se puede registrar.

Una vez completadas las órdenes de trabajo, i>Toastmaster puede producir facturas totalmente detalladas para los clientes y registrar los pagos.

Toastmaster facilita la generación de planes de recursos para turnos. Permite definir los turnos y sus diferentes roles/trabajos. Los planes se pueden agrupar en un calendario gráfico que también se puede imprimir y distribuir al personal.

Toastmaster revisa cada selección de recursos para garantizar que ningún miembro del personal tenga turnos superpuestos. También garantiza que ningún miembro del personal sea asignado a turnos sin un intervalo normal entre ellos, es decir, que no haya dos turnos seguidos, para así gestionar la fatiga del personal.

Toastmaster puede diseñar gráficamente la distribución de la(s) sala(s), identificando el número de mesas y sillas necesarias. Estas se suministran del inventario interno o se pueden alquilar a un proveedor; el sistema generará las órdenes de alquiler necesarias.

Toastmaster puede preparar un plan de asientos, que se mostrará en el diseño de la sala junto con los niños identificados y los requisitos dietéticos.

Luego se puede imprimir el diseño, incluido el plano de los asientos.

Toastmaster ofrece un servicio de "Control de Eventos" desde donde se pueden coordinar todas las actividades necesarias para el evento. Estas incluyen:

• Adquisición de los artículos necesarios;
• Contratación de los artículos necesarios;
• Dotación de personal, incluyendo la contratación de personal adicional;
• Generación de los lotes de comidas;
• Generación y avance de la hoja de ruta del día del evento;
• Consumo de materiales;
• Seguimiento del balance general del evento; y
• Devolución de los artículos alquilados.

Toastmaster facilita el proceso de preparación y fabricación de comidas generando lotes de producción según la selección del menú y el número de comensales. Verifica la disponibilidad de las materias primas necesarias y, de no ser así, genera órdenes de compra para cubrir las necesidades adicionales de inventario. Registra la cantidad de artículos fabricados, calcula el consumo de materias primas y actualiza el inventario según corresponda, tanto de los artículos consumidos como de los fabricados.

Toastmaster mantiene un inventario de los artículos fabricados para que las cantidades requeridas estén disponibles en el momento del evento.

Toastmaster puede generar una hoja de ruta para el día del evento que detalle las tareas a realizar. Puede elaborar esta hoja de ejecución las tareas definidas para el día del evento y el cronograma de eventos generado. Sin embargo, se pueden agregar tareas adicionales manualmente, si se desea.

A medida que se completen las tareas, se pueden marcar como tales en esta hoja de ejecución.

Toastmaster puede registrar el consumo de comidas y bebidas los días del evento mediante una interfaz gráfica que muestra la distribución del salón. Al servir comidas y bebidas en una mesa, al tocar la mesa correspondiente en esta interfaz se registrarán las entregas. La selección de comidas y bebidas se realiza mediante una lista gráfica de los artículos disponibles, según el menú.

Toastmaster apoya el proceso de inventario de productos mediante la definición de artículos de inventario. Estos artículos pueden ser productos, materias primas adquiridas a proveedores o productos fabricados con estas materias primas.

Puede tomar una fotografía del artículo directamente desde la aplicación.

Toastmaster puede ayudar a analizar el consumo de inventario.

Toastmaster también puede almacenar cualquier documento relacionado con el cliente que necesite conservar para referencia futura.

Toastmaster proporciona instalaciones para la gestión de activos. Puede definir los tipos de activos y la ubicación donde se guardan estos activos. Puede registrar activos, incluida una descripción, foto, fabricante, modelo, número de serie y almacenar cualquier documento, como folletos. Puede generar códigos de barras de identificación e imprimir etiquetas de activos que luego se adjuntan a los activos. Puede asignar activos al personal y monitorear su rendimiento cuando el miembro del personal finaliza su empleo en la empresa.

Proporciona múltiples informes para respaldar el monitoreo y la gestión de estos activos.

Toastmaster permite que el personal haga reclamos por reembolsos de gastos de trabajo. Estos reclamos pueden tomar una de dos formas: reclamos de millaje por gastos de viaje o en efectivo; para los gastos en efectivo, el miembro del personal puede adjuntar documentación de respaldo, incluidos recibos y facturas. Toastmaster admite el escaneo de estos archivos adjuntos a través de un escáner compatible con TWAIN. El miembro del personal envía el reclamo y luego se envía a su gerente para su revisión y aprobación.

Proporciona múltiples informes para respaldar el seguimiento y la gestión de estas reclamaciones.

Toastmaster admite la definición de los servicios que proporciona su negocio. Dentro de cada servicio se pueden identificar las tareas que se pueden realizar. Puede registrar el número estándar/promedio de horas que lleva realizar esa tarea; también puede registrar una tarifa por hora y una tarifa plana, si corresponde, para calcular el costo de esa tarea.

Toastmaster ahora puede registrar la hoja de tiempo de un empleado y enviarla para su revisión y aprobación. Las entradas del parte de horas se registran en cualquiera de las tareas abiertas actualmente, ya sea para una orden de trabajo o un caso iniciado fuera del centro de llamadas.

Toastmaster puede enviar las hojas de tiempo completadas al gerente correspondiente para su aprobación. Estos datos del parte de horas se utilizan para actualizar el progreso de las tareas afectadas, incluido el porcentaje completado y las horas restantes.

Los datos de la hoja de horas se utilizan luego, junto con la información del paquete salarial de los empleados, para calcular los costos de nómina y actualizar el balance de la empresa.

Toastmaster, como se mencionó anteriormente, utiliza los datos de la hoja de horas registrados y aprobados por el personal para calcular los costos de nómina. También utiliza la información del paquete salarial del personal para calcular los costos de nómina. Luego, estos costos se agregan al balance general para que se pueda ver una imagen completa del estado financiero del negocio.

Toastmaster también puede importar un informe de gastos de nómina desde su solución de nómina; para ello se incluye un archivo Excel (.xls) de formacion de muestra para que se pueda identificar el formato de este archivo.

Puede calcular los costos de nómina basándose en las planillas de horas de los empleados y la información de su paquete salarial.

Toastmaster, como ya se mencionó, apoya la operación de tiendas y almacenes dentro del negocio. Puede mantener tiendas de artículos disponibles y administrar el reabastecimiento.

Mantiene una lista de proveedores y los artículos que suministran. Puede emitir órdenes de compra y mantiene un inventario de estas.

Puede recibir solicitudes de artículos y llenarlas y actualizar el inventario para que se conozca el stock disponible actual de cualquier artículo.

Puede consultar en cualquier momento las transacciones de compra y las transacciones de inventario.

Toastmaster puede imprimir un informe de los artículos que requieren un nuevo pedido para mantener los niveles de existencias preferidos. Puede producir muchos informes que ayudan a analizar el inventario. También puede imprimir un Directorio de proveedores con una lista de todos los proveedores y los artículos que proporcionan; esto se puede utilizar como una referencia fácil al pedir nuevo stock.

Toastmaster puede supervisar los niveles de existencias y generar órdenes de compra de reabastecimiento de forma semiautomática. Identificará los artículos en existencias por debajo del nivel deseado y generará órdenes de compra para ellos, que el usuario puede revisar y modificar si es necesario.

Toastmaster facilita la gestión de vehículos. Permite registrar los detalles de los vehículos gestionados por la empresa y que están disponibles para alquilar en eventos. También permite registrar los vehículos que se pueden alquilar a un proveedor externo.

La lista completa de vehículos internos y externos están disponibles para su selección como servicio para un evento.

Como se mencionó anteriormente, Toastmaster puede gestionar activos; algunos de estos activos se identificarían como equipos. En tales casos, Toastmaster también puede registrar los detalles del ciclo de inspecciones de mantenimiento, que posteriormente se supervisarían.

Estos ciclos pueden expresarse en días, semanas, meses o años.

Toastmaster supervisará los ciclos de inspección definidos por equipo e identificará cuándo corresponde realizar una inspección. Luego, se puede iniciar la inspección. También puede iniciar una inspección incluso cuando no corresponde, si lo considera necesario.

Cuando se realiza una inspección, Toastmaster puede registrar los resultados de la misma. Si la inspección falla, Toastmaster iniciará una tarea de reparación; el equipo se marcará como no disponible. Si la inspección es satisfactoria, Toastmaster determinará cuándo se realizará la siguiente inspección, según el ciclo de inspección definido.

Toastmaster puede asignar tareas de reparación pendientes al personal, según el plan de turnos. Estas tareas pueden ser resultado de inspecciones de mantenimiento fallidas. El personal se asigna en función del rol identificado en la tarea y del miembro del personal. Al asignar tareas, se tiene cuidado de no exceder el tiempo máximo de trabajo por turno.

Toastmaster puede hacer un seguimiento del progreso de las tareas de reparación pendientes. Estas tareas se generan debido a inspecciones fallidas de los equipos. El tiempo trabajado se calcula en función de las planillas de horas del personal; también se hace un seguimiento de las piezas de repuesto u otros elementos suministrados para completar la tarea.

Una vez que se ha completado el trabajo de reparación de un artículo, Toastmaster lo envía para que se vuelva a inspeccionar o probar. Si el artículo pasa la inspección, se marca como disponible y se devuelve a las operaciones.

Toastmaster proporciona funciones de correo electrónico integradas. Los correos electrónicos se pueden importar desde su servidor de correo electrónico sin necesidad de un cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook. Estos correos electrónicos se almacenan en la base de datos junto con los documentos adjuntos.

Los correos electrónicos se pueden imprimir.

Toastmaster también puede enviar correos electrónicos a través de su servidor de correo electrónico sin necesidad de un cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook. Estos correos electrónicos se almacenan en la base de datos.

El paquete Toastmaster incluye Messenger, nuestra herramienta de mensajeria instantanea. Esta herramienta se puede distribuir a todos los empleados sin importar las licencias de Toastmaster se han comprado. Se utiliza para comunicarse entre si de una manera rapida y sencilla.

Y lo que es mas importante, esta aplicacion es gratuita; compre licencias para el uso de la aplicacion Toastmaster completa y luego podra distribuir esta aplicacion a todos los demas miembros del personal.

El paquete de Toastmaster incluye el Portal del Empleado. Esta herramienta proporciona acceso a algunas funciones de Toastmaster. Es posible que no todos sus empleados necesiten acceso a todas las funciones de Toastmaster. Esta aplicación permite al personal realizar las funciones que necesitan, como:

• Mostrar al empleado su registro de detalles.
• Solicitar permisos.
• Registre sus aportes en sus revisiones de evaluacion del desempeño, incluida la generacion de planes de capacitacion.
• Vea las recompensas para las que han sido nominados.
• Ver los planes de turno.
• Informar sobre peligros e incidentes y respaldar cualquier plan de regreso al trabajo que los afecte.
• Ver eventos en los que estan involucrados o requeridos.
• Presentar reclamaciones de devolucion de gastos.
• Envie correos electronicos que se almacenan en la propia base de datos de la aplicacion para un facil acceso y almacenamiento.
• Registre la hoja de tiempo de un empleado y puede enviarla para su revision y aprobacion.
• Imprima una carta de paquete salarial en cualquier momento para que el empleado pueda acceder a esta informacion.

Y lo que es mas importante, esta aplicacion es gratuita; compre licencias para el uso de la aplicacion Toastmaster completa y luego podra distribuir esta aplicacion de portal a todos los demas miembros del personal.

Toastmaster esta disponible en 1, 5, 10 y 20 licencias de usuario; pero estamos felices de negociar cualquier otro arreglo. Simplemente contactenos.