Castellan Systems

Las posadas son generalmente establecimientos o edificios donde los viajeros pueden buscar alojamiento y, por lo general, comida y bebida. Las posadas suelen estar ubicadas en el campo o a lo largo de una carretera; antes de la llegada del transporte motorizado, tambien proporcionaban alojamiento para caballos. En este contexto, un "Housekeeper" (o ama de llaves) es una persona que limpia y mantiene una posada.

Housekeeper es un Sistema de Gestión de Limpieza para hoteles, moteles, B&B y cualquier otro tipo de negocio que brinde alojamiento y otros servicios a sus clientes.

Housekeeper se ha creado como socio de nuestro Sistema de Administración de Propiedades, Innkeeper; ha sido desarrollado para funcionar junto con la versión 1.2, o posterior, de Innkeeper y juntos forman una solución sólida para cualquier negocio basado en alojamiento. Puede asociarse con nuestro Sistema de gestión de empleados (EMS), Chancellor; se ha desarrollado para funcionar junto con la versión 4.0 o posterior de Chancellor y juntas, las tres aplicaciones forman una solución sólida para cualquier negocio.

Housekeeper gestiona las actividades de limpieza de su habitación, incluidos los cambios de ropa de cama, la reposición de artículos de baño y minibar y el registro de objetos perdidos. Gestiona el proceso de lavado de toda la ropa de cama y toallas, incluida la ropa del restaurante (gestionado por Innkeeper). Proporciona un conjunto completo de instalaciones de contabilidad. Cuenta con instalaciones de reserva de clientes para la limpieza de la habitación, si se requiere un adicional. Ayuda en la preparación de la asignación de turnos de personal definiendo turnos y brindando facilidades para asignar personal a los diversos roles en un turno. Proporciona instalaciones de planificación de capacidad para ayudar con la planificación de turnos a fin de satisfacer su demanda. Brinda apoyo para la gestión de los gastos de personal. En ausencia del Innkeeper:

• Registra tus gastos de nómina;
• Gestiona el uso y los gastos del vehículo;
• Gestiona los registros de detalles de los empleados de la organización; y
• Permite el registro de hojas de tiempo que luego se pueden enviar al gerente del empleado para su revisión y aprobación. Permite a los gerentes revisar y aprobar/rechazar hojas de tiempo o entradas individuales.

Housekeeper mantiene las unidades de medida (UOM), los tipos de licencia y los días festivos que utiliza el resto de la aplicacion.

Housekeeper mantiene los detalles de su empleado, incluidos sus datos personales, gerente, parientes mas cercanos, una foto, direccion de correo electronico e identificacion de usuario de la red, detalles de empleo, detalles de remuneracion. Almacena cualquier documento, como currículums como archivos adjuntos.

Puede registrar los diferentes puestos que ha ocupado el empleado en la organizacion; las asignaciones adicionales de nomina o las deducciones aplicables a la empleado; los datos bancarios que se utilizaran en la nomina del empleado; los detalles de la cuenta de jubilacion, si corresponde, que se utilizaran en la nomina del empleado; y notas generales.

Puede guardar una foto del empleado y generar una identificacion unica para ese empleado.

El codigo de barras generado utilizo el tipo de codigo de barras Code 39 comun que se usa para varias etiquetas, como tarjetas de identificacion, inventario y aplicaciones industriales. La simbología de el conjunto de caracteres del Codigo 39 consta de símbolos de codigos de barras que representan numeros del 0 al 9, letras mayusculas de la A a la Z, el caracter de espacio y los siguientes símbolos: -. $/+%. Tambien se pueden utilizar caracteres en minusculas.

La foto y el codigo de barras apareceran en la tarjeta de identificacion del empleado cuando se produzcan.

Puede generar una libreta de direcciones y una lista de telefonos de los empleados.

Housekeeper mantiene los detalles de su cliente, incluidos sus datos personales, dirección de correo electrónico y dirección de entrega. La dirección se utiliza en el proceso de objetos perdidos y encontrados.

Housekeeper apoyar la generación de planes de dotación de turnos. Se pueden definir turnos y los diferentes roles/trabajos dentro de estos turnos. Los planes se pueden armar en una representación gráfica de calendario que también se puede imprimir y distribuir al personal.

Housekeeper permite la definición de diferentes roles y turnos para el equipo de “Housekeeping”. La planificación de turnos se puede realizar para cada turno individual del equipo.

Housekeeper revisa cada selección de recursos para asegurarse de que un miembro del personal no tenga turnos superpuestos. También garantiza que un miembro del personal no se asigne a turnos sin un intervalo de turno normal entre ellos, es decir, sin 2 turnos seguidos, para gestionar la fatiga del personal.

Housekeeper puede registrar cualquier comentario dejado por los huespedes sobre su estadía. Esta comentario cubre la calificacion general, la calificacion de recomendacion probable y los comentarios

Housekeeper proporciona un informe contable/financiero para respaldar la administracion financiera de la organizacion. La mayoría de estos informes se pueden ver en una pantalla de consulta, generada como PDF o impresa.

Estos informes incluyen:

• Hoja de Balance.
• Libro Mayor.
• Declaracion de Ingresos.
• Estado de Flujo de Efectivo.
• Informe Fiscal.
• Facturas Debidas.
• Pagos Debidas.

Obviamente, estos informes se generan utilizando los datos de gastos e ingresos registrados en toda la aplicacion, que se registran mediante clases y categorías. para respaldar la informacion financiera.

Housekeeper puede generar horarios de limpieza de habitaciones basados en solicitudes abiertas. Estas solicitudes se pueden generar de una de dos maneras:

1. Solicitado por el huésped; o
2. Generado automáticamente por la aplicación al comienzo de cada día. Las habitaciones que se identificarán como que requieren limpieza son:
• Habitaciones que actualmente están ocupadas por un huésped;
• Habitaciones donde un nuevo huésped se registrará en el día; y
• Habitaciones donde el huésped se retirará el día.

La programación de habitaciones se puede lograr de 2 maneras:

1. Usando la función Auto Schedule donde la aplicación asignará un limpiador a cada habitación, en función de su capacidad disponible; o
2. Selección manual de un limpiador para cada habitación.

Housekeeper puede preparar 3 listas de verificación de limpieza para cada habitación:

1. Check-in: estas son las tareas de limpieza que se realizan al preparar una habitación para la llegada de un nuevo huésped.
2. Occupied: estas son las tareas de limpieza que se realizan diariamente en las habitaciones ocupadas.
3. Check-out: estas son las tareas de limpieza que se realizan cuando el huésped desea hacer el check-out; por lo general, debe realizarse antes de que el huésped haga el check-out, ya que puede haber costos que se agreguen a la factura, p. artículos del minibar consumidos desde la última limpieza.

Al limpiar cada habitación, Housekeeper puede realizar un seguimiento del progreso a través de la lista de verificación adecuada, registrar el consumo del minibar, registrar el cambio de ropa de cama (que se enviará a la lavandería), los suministros de la habitación y el baño proporcionados y cualquier artículo encontrado.

Housekeeper puede registrar la eliminación de:

• Ropa de cama dañada o inservible, y
• Artículos de limpieza consumidos.

Este actualiza el inventario, reduciendo el stock disponible, y el balance, reduciendo el valor del stock disponible.

Housekeeper admitir un registro de objetos perdidos y encontrados. Se registran los artículos que los huéspedes informan perdidos, así como los artículos encontrados por el personal.

Cuando se encuentra un artículo perdido, Housekeeper puede registrar su devolución a su propietario.

Cuando se identifica al propietario de un artículo encontrado, Housekeeper puede devolverlo.

Housekeeper puede generar paquetes de lavandería a partir de todos los artículos de ropa de cama y toallas del inventario (incluidos los artículos de la habitación, el baño y el restaurante). Estos artículos se han marcado como "no disponibles" cuando se envían a lavar.

Cuando se lavan los artículos, Housekeeper puede devolver estos artículos a la circulación marcándolos como "disponibles".

Housekeeper apoya el proceso de inventario de productos mediante la definicion de artículos de inventario. Estos artículos de inventario podrían ser productos, serían materias primas compradas a proveedores o productos fabricados con estos artículos comprados a proveedores.

Housekeeper puede ayudar en el análisis del consumo de inventario.

Housekeeper tambien puede almacenar cualquier documento relacionado con el cliente que necesite conservar para referencia futura.

Housekeeper apoya el proceso de compra de materias primas y almacenamiento para respaldar el proceso de fabricacion. Puede mantener una reserva de artículos disponibles y gestionar su reposicion.

Mantiene una lista de proveedores y los artículos que suministran. Puede emitir ordenes de compra y mantiene un inventario de estas.

A medida que los artículos se venden o se utilizan en el proceso de fabricacion, actualiza el inventario para que se conozca el stock disponible actual de cualquier artículo.

Puede ver en cualquier momento las transacciones de compra y las transacciones de inventario.

Housekeeper puede imprimir un informe sobre los artículos que deben reordenarse para mantener los niveles de existencias preferidos. Puede producir muchos informes que ayudan a analizar el inventario. Tambien puede imprimir un directorio de proveedores que enumere todos los proveedores y los artículos que ofrecen; Esto se puede utilizar como una referencia facil al realizar el pedido. nuevo stock.

Housekeeper luego puede generar una factura/recibo. Puede imprimir tal factura/recibo. Puede registrar los pagos realizados.

El recibo se imprime en una impresora termica ESC/POS de 80mm que se adjunta a la estacion de trabajo y se define en la configuracion de Innkeeper. La factura es una factura detallada completa impreso en cualquier impresora estandar.

Esta informacion es luego utilizada por las instalaciones de contabilidad.

Housekeeper permite al personal reclamar reembolsos de gastos de trabajo. Estos reclamos pueden tomar una de dos formas: reclamos de millas por viajes o efectivo gastos; Para los gastos en efectivo, el miembro del personal puede adjuntar documentacion de respaldo, incluidos recibos y facturas. Innkeeper admite el escaneo de estos archivos adjuntos a traves de un escaner compatible con TWAIN. El miembro del personal envía la reclamacion y luego se envía a su gerente para su revision y aprobacion.

Proporciona varios informes para respaldar el seguimiento y la gestion de estas reclamaciones.

Housekeeper analiza el desempeño de ocupacion de cada habitacion y los retornos financieros. Puede seleccionar cualquier período para analizar y ver el rendimiento de cada habitacion, prevision de ocupacion de habitaciones, ingresos y excepciones de tarifas para el período seleccionado.

Los detalles del analisis del rendimiento de la sala tambien se pueden imprimir.

Housekeeper usa los datos de la hoja de horas para calcular los costos de nomina; Estos datos se pueden ingresar manualmente en Housekeeper, se pueden importar desde otra fuente usando un El archivo de Microsoft Excel o, si Chancellor esta instalado y vinculado, se puede recopilar desde su funcion de planificacion de horas. Estos costos luego se agregan al balance general para que se pueda ver una imagen completa del estado financiero de la organizacion.

Como se menciono, Housekeeper puede importar un informe de gastos de nomina desde su solucion de nomina; para ese proposito, se incluye un archivo de diseño de ejemplo de Excel (.xls) para que se puede identificar el formato de este archivo.

Housekeeper, como ya se menciono, apoya el funcionamiento de las tiendas dentro de la organizacion. Puede mantener tiendas de artículos disponibles y gestionar el reabastecimiento.

Mantiene una lista de proveedores y los artículos que suministran. Puede emitir ordenes de compra y mantiene un inventario de estas.

Puede recibir solicitudes de artículos y llenarlos y actualizar el inventario para que se conozca el stock actual disponible de cualquier artículo.

Puede ver en cualquier momento las transacciones de compra y las transacciones de inventario.

Housekeeper puede imprimir un informe sobre los artículos que deben reordenarse para mantener los niveles de existencias preferidos. Puede producir muchos informes que ayudan a analizar el inventario. Tambien puede imprimir un directorio de proveedores que enumere todos los proveedores y los artículos que ofrecen; Esto se puede utilizar como una referencia facil al realizar el pedido. nuevo stock.

Housekeeper proporciona servicios de correo electronico incorporados. Los correos electronicos se pueden importar desde su servidor de correo electronico sin la necesidad de un cliente de correo electronico como Microsoft Outlook. Estos correos electronicos se almacenan en la base de datos junto con los documentos adjuntos.

Los correos electrónicos se pueden imprimir.

Innkeeper tambien puede enviar correos electronicos a traves de su servidor de correo electronico sin la necesidad de un cliente de correo electronico como Microsoft Outlook. Estos correos electronicos se almacenan en la base de datos.

Housekeeper esta disponible en licencias de 5, 10 y 20 terminales; pero estamos felices de negociar cualquier otro arreglo. Simplemente contactenos.