Castellan Systems

Las posadas son generalmente establecimientos o edificios donde los viajeros pueden buscar alojamiento y, por lo general, comida y bebida. Las posadas suelen estar ubicadas en el campo o a lo largo de una carretera; antes de la llegada del transporte motorizado, tambien proporcionaban alojamiento para caballos. Por lo tanto, un "Innkeeper" (o posadero) es una persona que posee o administra una posada.

Innkeeper es un Sistema de Gestion de Propiedades (PMS) para hoteles, moteles, B&B y cualquier otro tipo de negocio que proporcione alojamiento y otros servicios a sus clientes. Un Sistema de Gestion de Propiedades es una solucion para gestionar con exito las actividades del día a día de su hotel o alquiler vacacional. Desde la reserva, limpieza, mantenimiento, analisis de facturacion e informes, un PMS reduce la mano de obra y las actividades que requieren mucho tiempo.

Innkeeper se ha creado como socio de nuestro Sistema de Gestión de Limpieza, Housekeeper; se ha desarrollado para funcionar junto con la versión 1.0 o posterior, de Housekeeper y juntos forman una solución sólida para cualquier negocio basado en alojamiento. Puede asociarse con nuestro Sistema de Gestión de Empleados (EMS), Chancellor; se ha desarrollado para funcionar junto con la versión 4.0 o posterior de Chancellor y juntas, las tres aplicaciones forman una solución sólida para cualquier empresa.

Entonces, ¿que hace Innkeeper?

Innkeeper gestiona los registros de sus clientes, las reservas de habitaciones y restaurantes, el servicio de habitaciones y otros pedidos de servicios. Proporciona un conjunto completo de servicios de contabilidad. Ofrece servicios de reserva de hoteles y mesas de restaurante. Registra los pedidos del restaurante o del servicio de habitaciones de los huespedes y los envía al Cocina para preparacion. Registra sus gastos de nomina. Gestiona el uso y los gastos del vehículo. Gestiona los registros de detalles de los empleados de la organizacion. Eso ayuda a la preparacion de la asignacion de personal de turno definiendo el turno y proporcionando la facilidad para asignar personal a los diversos roles en un turno. Proporciona capacidad instalaciones de planificacion para ayudar con la planificacion de turnos con el fin de cumplir con el horario de apertura de su lugar. Brinda apoyo para la gestion de gastos de personal. Eso permite para el registro de hojas de tiempo que luego se pueden enviar al gerente del empleado para su revision y aprobacion. Permite a los gerentes revisar y aprobar/rechazar hojas de tiempo o entradas individuales.

Innkeeper mantiene las unidades de medida (UOM), los tipos de licencia y los días festivos que utiliza el resto de la aplicacion.

Innkeeper mantiene los detalles de su empleado, incluidos sus datos personales, gerente, parientes mas cercanos, una foto, direccion de correo electronico e identificacion de usuario de la red, detalles de empleo, detalles de remuneracion. Almacena cualquier documento, como currículums como archivos adjuntos.

Puede registrar los diferentes puestos que ha ocupado el empleado en la organizacion; las asignaciones adicionales de nomina o las deducciones aplicables a la empleado; los datos bancarios que se utilizaran en la nomina del empleado; los detalles de la cuenta de jubilacion, si corresponde, que se utilizaran en la nomina del empleado; y notas generales.

Puede guardar una foto del empleado y generar una identificacion unica para ese empleado.

El codigo de barras generado utilizo el tipo de codigo de barras Code 39 comun que se usa para varias etiquetas, como tarjetas de identificacion, inventario y aplicaciones industriales. La simbología de el conjunto de caracteres del Codigo 39 consta de símbolos de codigos de barras que representan numeros del 0 al 9, letras mayusculas de la A a la Z, el caracter de espacio y los siguientes símbolos: -. $/+%. Tambien se pueden utilizar caracteres en minusculas.

La foto y el codigo de barras apareceran en la tarjeta de identificacion del empleado cuando se produzcan.

Puede generar una libreta de direcciones y una lista de telefonos de los empleados.

Innkeeper mantiene los datos de su cliente, incluidos sus datos personales, direccion de correo electronico y direccion de entrega. Obviamente, la direccion se utiliza cuando el cliente realiza una orden de entrega para llevar.

Cuando un cliente nuevo hace un pedido de comida para llevar o reserva una mesa, Innkeeper registra automaticamente sus datos en la lista de clientes para referencia futura.

Innkeeper registra las habitaciones disponibles en el hotel, su capacidad, distribucion de la ropa de cama, otras instalaciones, miembro del personal responsable, capacidad y si estan disponibles actualmente.

Innkeeper gestiona la reserva de habitaciones para los huespedes mediante un enfoque basado en el calendario y utiliza el numero de huespedes, los requisitos de ropa de cama y otras instalaciones. solicitado, y busquedas en funcion de la disponibilidad de habitaciones que cumplan con esos requisitos. Cuando llegan los huespedes reservados, el posadero puede registrarlo.

Innkeeper puede cobrar todos los demas gastos, como servicio de habitaciones, comidas en restaurantes u otros servicios, contra la factura de una habitacion. Cuando el huesped (s) hace el check-out, Innkeeper prepara una factura que cubre todos los cargos y acepta el pago.

Innkeeper puede registrar cualquier comentario dejado por los huespedes sobre su estadía. Esta comentario cubre la calificacion general, la calificacion de recomendacion probable y los comentarios.

Innkeeper proporciona un informe contable/financiero para respaldar la administracion financiera de la organizacion. La mayoría de estos informes se pueden ver en una pantalla de consulta, generada como PDF o impresa.

Estos informes incluyen:

• Hoja de Balance.
• Libro Mayor.
• Declaracion de Ingresos.
• Estado de Flujo de Efectivo.
• Informe Fiscal.
• Facturas Debidas.
• Pagos Debidas.

Obviamente, estos informes se generan utilizando los datos de gastos e ingresos registrados en toda la aplicacion, que se registran mediante clases y categorías. para respaldar la informacion financiera.

Innkeeper puede definir recetas para la preparacion de las comidas que luego estan disponibles para llevar o pedir en su restaurante. Puede registrar los ingredientes. y su cantidad requerida. Puede definir multiples opciones, si es necesario para una comida como pequeña, normal o grande.

Para respaldar los pedidos de comida para llevar o entregados, Innkeeper tambien puede registrar los requisitos de empaque para cada comida. Esta informacion se utiliza luego para mantener el stock. inventario y calcular precios.

Innkeeper apoya el proceso de inventario de productos mediante la definicion de artículos de inventario. Estos artículos de inventario podrían ser productos, serían materias primas compradas a proveedores o productos fabricados con estos artículos comprados a proveedores.

Innkeeper puede ayudar en el análisis del consumo de inventario.

Innkeeper tambien puede almacenar cualquier documento relacionado con el cliente que necesite conservar para referencia futura.

Innkeeper apoya el proceso de compra de materias primas y almacenamiento para respaldar el proceso de fabricacion. Puede mantener una reserva de artículos disponibles y gestionar su reposicion.

Mantiene una lista de proveedores y los artículos que suministran. Puede emitir ordenes de compra y mantiene un inventario de estas.

A medida que los artículos se venden o se utilizan en el proceso de fabricacion, actualiza el inventario para que se conozca el stock disponible actual de cualquier artículo.

Puede ver en cualquier momento las transacciones de compra y las transacciones de inventario.

Innkeeper puede imprimir un informe sobre los artículos que deben reordenarse para mantener los niveles de existencias preferidos. Puede producir muchos informes que ayudan a analizar el inventario. Tambien puede imprimir un directorio de proveedores que enumere todos los proveedores y los artículos que ofrecen; Esto se puede utilizar como una referencia facil al realizar el pedido. nuevo stock.

Innkeeper apoya un servicio de comidas en la habitacion proporcionado por su lugar. Los pedidos se toman de un menu de servicio a la habitacion que usted define; esto permite la posibilidad que algunas de sus ofertas solo estan disponibles para restaurante o servicio a la habitacion.

Innkeeper puede comprobar si hay suficientes existencias de materias primas disponibles en el momento de realizar el pedido e informar a su personal en caso contrario. Esto elimina el problema de que un cliente pide una comida solo para que se le diga mas tarde que no esta disponible; los clientes tienden a sentirse menos decepcionados si se les informa de esta indisponibilidad inmediatamente en lugar de en otro momento.

Innkeeper registra las mesas disponibles en el restaurante, el miembro del personal responsable, la capacidad y si estan disponibles actualmente.

Innkeeper gestiona la reserva de mesa para los clientes que cenan en el establecimiento utilizando un enfoque basado en el calendario y utiliza la cantidad de invitados que se reservan contra el disponibilidad de mesas con esa capacidad. Cuando llega la fiesta reservada, Innkeeper puede registrar esto.

Innkeeper luego apoya el servicio de cena proporcionado por su restaurante. Los pedidos se toman de un menu para cenar que usted define; esto permite el Posibilidad de que algunas de sus ofertas solo esten disponibles para restaurante o servicio de habitaciones.

Una vez mas, Innkeeper puede comprobar si hay suficientes existencias de materias primas disponibles en el momento de realizar el pedido e informar a su personal en caso contrario. Esto elimina el problema de que un el cliente pide una comida y luego se le dice que no esta disponible; los clientes tienden a sentirse menos decepcionados si se les informa de esta indisponibilidad inmediatamente en lugar de que en un momento posterior.

En su modo de cenar, Innkeeper ahora admite pedidos desde un menú gráfico. Los pedidos se toman de un menú para cenar que usted define, al igual que en el modo basado en texto, pero las selecciones se registran al hacer clic en una imagen del artículo.

Una vez más, Innkeeper puede comprobar si hay suficiente stock de materia prima disponible en el momento de realizar el pedido e informar a su personal en caso contrario. Esto elimina el problema de que un cliente pida una comida y luego le digan que no está disponible; Los clientes tienden a sentirse menos decepcionados si se les informa de esta falta de disponibilidad inmediatamente y no más tarde.

Innkeeper registra las mesas disponibles, el responsable, la capacidad y si están disponibles actualmente.

Innkeeper ahora ofrece un modo bar. Esta modalidad, a diferencia de la modalidad restaurante, son clientes sin cita previa que entran sin reserva y se sientan en una mesa o taburete. Esto se opone a los clientes sin cita previa que son recibidos en la puerta y sentados en una mesa seleccionada por su personal.

Innkeeper puede registrar un diseño gráfico de su establecimiento utilizando el plano de fondo, que se puede guardar durante la configuración, y las imágenes de la mesa ya guardadas. Luego, cuando se opera en modo bar, se muestra este plano y al hacer doble clic en la imagen de una mesa se iniciará la grabación del pedido.

Cuando se hace clic en una mesa/taburete en el plano, Innkeeper abre una pantalla donde se registran los elementos pedidos. Esto es muy similar a la nueva opción de menú gráfico en el modo de cenar.

Innkeeper puede presentar una cola de pedidos al personal del restaurante que ayudara a registrar los pedidos, verlos y finalmente generar facturas. Esto permite una facil gestion de sus pedidos para cenar desde la llegada hasta la salida.

Tambien muestra una lista de todos los pedidos pendientes al personal de la cocina y puede imprimir los registros de pedidos impresos en una impresora termica ESC/POS de 80mm que esta conectada a la estacion de trabajo. y definido en la configuracion de Innkeeper.

Innkeeper apoya la generacion de planes de recursos por turnos. Se pueden definir los turnos y los diferentes roles/trabajos dentro de estos turnos. Se pueden poner planes juntos en una representacion grafica de calendario que tambien se puede imprimir y distribuir al personal.

Innkeeper permite la definición de diferentes roles y turnos por equipo; Los equipos disponiblesson “Hotel”, “Restaurant” y “Housekeeping”. La planificación de turnos se puede realizar para cada turno individual de cada equipo.

Innkeeper revisa cada seleccion de recursos para asegurarse de que un miembro del personal no tenga turnos superpuestos. Tambien asegura que no se asigne a un miembro del personal a turnos sin una brecha de turno normal en el medio, es decir, no 2 turnos seguidos, con el fin de gestionar la fatiga del personal.

Innkeeper puede generar una factura/recibo para el pedido de comida para llevar/entrega o para cenar. Puede imprimir tal factura/recibo. Puede registrar pagos hecho y luego completar el pedido.

El recibo se imprime en una impresora termica ESC/POS de 80mm que se adjunta a la estacion de trabajo y se define en la configuracion de Innkeeper. La factura es una factura detallada completa impreso en cualquier impresora estandar.

Esta informacion es luego utilizada por las instalaciones de contabilidad.

Innkeeper permite al personal reclamar reembolsos de gastos de trabajo. Estos reclamos pueden tomar una de dos formas: reclamos de millas por viajes o efectivo gastos; Para los gastos en efectivo, el miembro del personal puede adjuntar documentacion de respaldo, incluidos recibos y facturas. Innkeeper admite el escaneo de estos archivos adjuntos a traves de un escaner compatible con TWAIN. El miembro del personal envía la reclamacion y luego se envía a su gerente para su revision y aprobacion.

Proporciona varios informes para respaldar el seguimiento y la gestion de estas reclamaciones.

Innkeeper proporciona facilidades para desarrollar menus utilizando la comida o recetas definidas, como se describe anteriormente. Se pueden definir varios de estos menus.

Innkeeper puede asignar el menu para cenar y para llevar correspondiente a cada semana; por lo tanto, si es necesario, cada semana puede tener un menu diferente y, por lo tanto, un diferente seleccion de comidas/productos disponibles.

Innkeeper analiza el desempeño de ocupacion de cada habitacion y los retornos financieros. Puede seleccionar cualquier período para analizar y ver el rendimiento de cada habitacion, prevision de ocupacion de habitaciones, ingresos y excepciones de tarifas para el período seleccionado.

Los detalles del analisis del rendimiento de la sala tambien se pueden imprimir.

Innkeeper usa los datos de la hoja de horas para calcular los costos de nomina; Estos datos se pueden ingresar manualmente en Innkeeper, se pueden importar desde otra fuente usando un El archivo de Microsoft Excel o, si Chancellor esta instalado y vinculado, se puede recopilar desde su funcion de planificacion de horas. Estos costos luego se agregan al balance general para que se pueda ver una imagen completa del estado financiero de la organizacion.

Como se menciono, Innkeeper puede importar un informe de gastos de nomina desde su solucion de nomina; para ese proposito, se incluye un archivo de diseño de ejemplo de Excel (.xls) para que se puede identificar el formato de este archivo.

Innkeeper, como ya se menciono, apoya el funcionamiento de las tiendas dentro de la organizacion. Puede mantener tiendas de artículos disponibles y gestionar el reabastecimiento.

Mantiene una lista de proveedores y los artículos que suministran. Puede emitir ordenes de compra y mantiene un inventario de estas.

Puede recibir solicitudes de artículos y llenarlos y actualizar el inventario para que se conozca el stock actual disponible de cualquier artículo.

Puede ver en cualquier momento las transacciones de compra y las transacciones de inventario.

Innkeeper puede imprimir un informe sobre los artículos que deben reordenarse para mantener los niveles de existencias preferidos. Puede producir muchos informes que ayudan a analizar el inventario. Tambien puede imprimir un directorio de proveedores que enumere todos los proveedores y los artículos que ofrecen; Esto se puede utilizar como una referencia facil al realizar el pedido. nuevo stock.

Innkeeper Ahora ha mejorado el monitoreo de los niveles de existencias y puede generar pedidos de reordenamiento de forma semiautomática. Solicitará identificar aquellos artículos en stock por debajo del nivel deseado y generará órdenes de compra para ellos que el usuario puede revisar y modificar, si es necesario.

Innkeeper proporciona funciones de correo electronico integradas. Los correos electronicos se pueden importar desde su servidor de correo electronico sin la necesidad de un cliente de correo electronico como Microsoft Outlook. Estos correos electronicos se almacenan en la base de datos junto con los documentos adjuntos.

Los correos electrónicos se pueden imprimir.

Innkeeper tambien puede enviar correos electronicos a traves de su servidor de correo electronico sin la necesidad de un cliente de correo electronico como Microsoft Outlook. Estos correos electronicos se almacenan en la base de datos.

Innkeeper puede registrar la eliminación de:

• Ropa de cama dañada o inservible,
• Alimentos en mal estado o inservibles, y
• Artículos de limpieza consumidos.

Innkeeper también puede enviar prendas de ropa del restaurante o la cocina a la lavandería para su lavado si Housekeeper está instalado.

Este actualiza el inventario, reduciendo el stock disponible, y el balance, reduciendo el valor del stock disponible.

Innkeeper esta disponible en licencias de 5, 10 y 20 terminales; pero estamos felices de negociar cualquier otro arreglo. Simplemente contactenos.